Water kent geen grenzen – en al helemaal niet als het gaat om een overstroming. Grensoverschrijdende samenwerking is bij zo’n ramp essentieel. Daarom hielden de crisisteams van de Duitse en Nederlandse waterschappen in juni 2021 een hoogwateroefening. Doel: het versterken van de samenwerking.
In november 2010 viel in de Nederlands-Duitse grensregio in korte tijd een enorme hoeveelheid neerslag. In beide landen was de schade groot. ‘De ramp toonde aan hoezeer de Duitse en Nederlandse watersystemen met elkaar zijn verbonden. Er lopen toevalligerwijs landsgrenzen doorheen, maar als er in Duitsland wateroverlast is, is de kans vrij groot dat er ook in Nederland problemen ontstaan. Daarom kun je bij de bestrijding van zo’n ramp maar beter met elkaar samenwerken.’ Aan het woord is Stefan Michel, die als Public Result-adviseur bij de hoogwateroefening in juni 2021 betrokken was.
Communicatie verbeteren
De ramp in 2010 was een directe aanleiding voor beide landen om met elkaar in gesprek te gaan over grensoverschrijdende samenwerking. Ook kwam er een plan om de verschillende structuren tussen de Nederlandse en Duitse waterschappen en crisisbeheerorganisaties op elkaar te laten aansluiten. In 2016 werd dit plan voor de eerste keer getoetst, door het oefenen van een rampscenario. De oefening toonde haarfijn aan dat de partijen zich soms in compleet andere werelden begeven. Stefan Michel: ‘Aan Duitse kant probeerden ze bijvoorbeeld een fax te sturen, waarop bij het Nederlandse Waterschap paniek uitbrak. Want hadden ze nog wel ergens een faxapparaat staan? Maar de communicatie ging ook niet altijd volgens de afgesproken lijnen: zo is er een keer via een privénummer met collega’s aan de ander kant van de grens gebeld, omdat ze elkaar toevallig kenden. Dat gaat natuurlijk niet tijdens zo’n rampscenario waar regels en procedures zijn vastgelegd om de bestrijding zo effectief mogelijk te laten verlopen.’ De belangrijkste conclusie na de oefening in 2016 was dan ook dat vooral de communicatie moest worden verbeterd.
Ruim twee jaar later was de aftrap van het vervolgproject, met als doel om in 2020 opnieuw een oefening te organiseren. Op dat moment haakte Stefan Michel aan, samen met bestuurskundig adviseur Lizza van der Klei. ‘Wij hebben het projectleiderschap gezamenlijk ingevuld, omdat we elkaar goed aanvullen,’ vertelt Van der Klei, ‘Stefan heeft zijn roots in Duitsland waardoor hij veel kennis heeft van de Duitse taal en cultuur, maar ook van de structuren van beide landen langs de grens. Ik heb als eigenaar van adviesbureau Plan-B Crisismanagement jarenlange ervaring op het gebied van crisisbeheersing, crisismanagement en complexe samenwerkingsverbanden. En dat Stefan Duitser is en ik Nederlandse, heeft ook geholpen bij het vergroten van het draagvlak. Samen vertegenwoordigen wij twee werelden.’
Tijdig informatie delen
Grensoverschrijdende samenwerking is bij dit soort rampen van groot belang. Van der Klei: ‘In een rampsituatie is het essentieel om tijdig informatie met elkaar te kunnen delen. Op basis van eenzelfde beeld kun je vaststellen hoe je die crisis kan aanpakken. Bij een ramp in Nederland is het vaak al lastig om elkaar goed te begrijpen, omdat je met verschillende disciplines samenwerkt. En wanneer er meer landen betrokken zijn, is dat alleen maar nóg complexer. Daarnaast is een belangrijke taak van de betrokken partijen om handelingsperspectieven te geven: niet alleen aan inwoners, maar ook aan de hulpverleners. Ook daarvoor geldt dat het essentieel is om dit grensoverschrijdend met elkaar af te stemmen.’
Volgens Van der Klei is grensoverschrijdend samenwerken duidelijk een nog te ontwikkelen terrein. ‘Vooral de taal, cultuur en organisatiestructuur hebben aandacht nodig. Nederland is best digitaal georganiseerd, ook in het delen van informatie. Ook in Duitsland worden digitale systemen gebruikt, maar is men hier nog iets minder ver in. Bovendien is men niet bekend met elkaars software.’ Stefan Michel: ‘Dat heeft vooral te maken met het feit dat men in Duitsland meer sectoraal samenwerkt en in Nederland meer integraal. Dat maakt dat Duitsers vaak meer vakkennis hebben over een bepaald onderwerp en Nederlandser sneller een overzicht hebben van het brede speelveld. Daardoor vindt men niet snel de passende counterpart of gesprekspartners aan de andere kant van de grens. Daarnaast is in Duitsland meer aandacht voor privacy, veiligheid en gevoeligheid. Data wordt niet zomaar met elkaar gedeeld.’
Extra aandacht voor digitalisering
In 2019 ging de Duits-Nederlandse werkgroep Hoogwater van start. Aan Nederlandse zijde deden teams mee van Waterschap Rijn en IJssel en Waterschap Vechtstromen. Aan Duitse zijde waren er teams van de Bezirksregierung Münster, Kreis Borken en Landkreis Grafschaft Bentheim. Michel: ‘We hebben bewust gekozen voor een eenvoudiger scenario om een noodsituatie te oefenen: wateroverlast in de grensregio na een aantal dagen hevige regenbuien. Hierdoor moest de grensoverschrijdende samenwerking centraal staan tijdens de oefening en niet het bestrijden van het scenario zelf.’ Oorspronkelijk zou de oefening plaatsvinden in maart 2020, maar de coronapandemie gooide roet in het eten. ‘We zouden met een grote groep in een zaal zitten, dat ging dus niet door,’ vertelt Michel. ‘Daarom zijn we toen gaan kijken wat we nog wél konden oefenen. Intussen was er overal in Nederland en Duitsland sprake van een duidelijke digitaliseringsboost. Hierdoor besloten we om ook het onderwerp digitalisering mee te nemen. Zo hebben we een extra sessie georganiseerd om de digitale systemen van alle partijen in kaart te brengen en te kijken hoe die op elkaar konden worden aangesloten. Ook organiseerden we een workshop over digitalisering. Hier kwamen dan ook goede resultaten uit voort: contactgegevens zijn uitgewisseld maar er zijn ook technische tools om te overleggen getest.’
Uiteindelijk kon ruim een jaar later toch nog de daadwerkelijke oefening plaatsvinden: op 10 juni 2021. Drie punten kwamen expliciet aan bod: het testen van adequate besluitvorming op basis van het D-NL Actieplan Hoogwater, het testen van grensoverschrijdende informatie-uitwisseling en het testen van grensoverschrijdende crisiscommunicatie. ‘Bij zo’n grensoverschrijdende oefening zie je al snel dat niet iedereen dezelfde uitgangspunten heeft,’ vertelt Michel. ‘In elk land worden immers andere procedures gehanteerd en vaak is het niet meteen duidelijk wat in het buurland jouw evenknie is.’ Van der Klei: ‘Duitsland is hiërarchischer georganiseerd dan Nederland. Dit betekent dat niet alleen organisatiestructuren verschillen, maar dat ook informatiestromen en communicatielijnen aan weerszijden van de grens anders zijn. Ook dat maakt samenwerking complexer.’
Uitdaging
‘Bij de oefening in 2016 vonden de partijen elkaar nauwelijks grensoverschrijdend,’ vervolgt Van der Klei. ‘En ook in deze oefening was dit nog best een uitdaging. De deelnemers hadden echt tijd nodig om elkaar te vinden. Daarnaast gaven ze na de oefening aan dat ze behoefte hebben aan handvatten wanneer dat nou eigenlijk nodig is. Wat ook helpt, zo is gebleken, om aan de voorkant een netwerkanalyse te doen. Zodat iedereen weet wie er betrokken zijn, waardoor ze tijdig contact kunnen leggen. Bovendien is naar voren gekomen dat de inzet van grensliaisons en het digitaal vergaderen heel goed geholpen hebben, zowel bij het uitwisselen van informatie als bij de besluitvorming.’
Ook gaven de deelnemers aan dat ze behoefte hebben aan geobeelden van het gebied, waar iedereen gebruik van kan maken. ‘Bijvoorbeeld om goed te kunnen achterhalen waar de dreiging zit,’ legt Van der Klei uit. Het plan is nu om dit verder uit te werken. ‘Wat niet is gelukt, is om vanuit de crisiscommunicatie een grensoverschrijdende kernboodschap te formuleren. En dat is eigenlijk wel nodig om handvatten te geven aan de handelingsperspectieven voor inwoners van het gebied. Daar moet dus nog aandacht aan worden besteed. Ten slotte hebben we ook geadviseerd om het plan nog verder uit te werken en daarbij alle randvoorwaardelijke processen van de crisisbeheersing mee te nemen: alarmeren, op- en afschalen, leiding en coördinatie, informatiemanagement en crisiscommunicatie.’
Generieke aanpak
De werkgroep is nog steeds actief. ‘De deelnemers is nadrukkelijk gevraagd om deze aanbevelingen mee te nemen,’ aldus Michel. ‘Maar er is nog veel werk te doen.’ Van der Klei beaamt dat: ‘Het is belangrijk om die contacten aan te gaan en het netwerk operationeel te maken. Maar ook om te kiezen voor een generieke aanpak, een werkwijze die voor elke ramp geschikt is. Zo’n hoogwateroefening biedt daarvoor een prima basis. Veel zaken die je daaruit leert, kun je ook toepassen bij andere crises. Belangrijk is vooral dat zaken worden opgepakt rond risicomanagement, crisismanagement en herstelmanagement. Je kunt elkaar dan versterken en die kennis met elkaar delen. Daar wordt iedereen uiteindelijk wijzer van.’
